طی پلمپ دفاتر حسابداری، دفترهای قانونی شرکت مانند دفتر کل و دفتر روزنامه به‌صورت رسمی و قانونی مهر و موم می‌شوند. این مُهر و موم کردن دفترها برای جلوگیری از تغییرات و اصلاحات غیرمجاز پس از ثبت اطلاعات مالی صورت می‌گیرد. در واقع پیگیری پلمپ دفاتر تضمینی بر صحت و دقت اطلاعات ثبت شده در این دفترها است.

پلمپ دفاتر معمولاً در آغاز سال مالی یا پس از ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود و به شرکت‌ها کمک می‌کند تا از مشکلات قانونی و مالیاتی جلوگیری کنند. ما در این دفتر پلمپ دفاتر را به صورت کلی توضیح داده‌ایم و نگاهی به اظهارنامه‌ی پلمپ دفاتر داشته‌ایم و به شما توضیح می‌دهیم که برای پلمپ دفاتر چه مدارکی لازم است و باید برای انجام این کار به کجا مراجعه کنید.

اظهارنامه‌ پلمپ دفاتر

پس از ثبت شرکت یکی از اقدامات مهم، ارائه اظهارنامه پلمپ دفاتر است. تمامی صفحات این دفاتر باید توسط اداره مالیات و ثبت شرکت‌ها پلمپ شود و برای همین به این دفاتر «پلمپ دفاتر» می‌گویند. بنابراین شرکت‌ها برای تعیین نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل این دفاتر هستند و عدم ارائه‌ی آن باعث مختل شدن عملکرد شرکت شما خواهد شد یا حتی ممکن است باعث تعطیل شدن آن شود.

طبق قانون تجارت هر تاجری موظف است که دفاتر زیر را که «دفاتر تجاری» نامیده می‌شود تهیه و جهت حُسن انجام امور تجاری در اختیار داشته باشد:

۱. دفتر روزنامه:

دفتری است که مدیر یا تاجر باید هر روز کلیه گردش‌های مالی شرکت اعم از مطالبات، دیون، داد و ستدهای تجاری، معاملات و در واقع کلیه‌ی فعالیت‌های مالی شرکت را به هر اسم و رسمی که باشد در آن به ثبت برساند. حتی هزینه‌ای که برای مخارج شخصی خود از شرکت برمی‌دارید نیز باید در این دفتر ثبت کنید.

۲. دفتر کل:

دفتری است که مدیر یا تاجر باید کلیه‌ی معاملات خود را لااقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه در این دفتر وارد نماید و انواع مختلف آن را تفکیک کند و نوع آن را در صفحه‌ی مخصوص در این دفتر به‌طور خلاصه ثبت کند.

۳. دفتر دارایی:

دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه‌ی دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالب سال گذشته خود یا شرکت را به صورت دقیق در آن مشخص کند و دفتر را ثبت و امضا نماید. این دفتر باید تا ۱۵ فروردین سال بعد به ثبت برسد.

۴. دفتر کپیه یا اندکس:

دفتری است که مدیر یا تاجر باید تمام مراسلات و نامه‌های صادره و وارده، تلگراف‌ها، فاکتورها و فارکس‌های خود را در آن ثبت نماید. نیازی به پلمپ این دفتر نیست.

بنابراین طبق قانون تجارت تمامی شرکت‌ها موظف هستند که در این دفاتر کارکرد مالی شرکت را مشخص نمایند و در صورتی که از این امر سرباز زنند به اصطلاح علی‌الراس خواهند شد. اگر شرکت شما فعالیت مالی نداشت هم برای اعلام عدم دارایی خود باید دفاتر پلمپ را به صورت سفید یا خالی به اداره‌ی مربوطه تحویل بدهید.

در اینجا لازم است اشاره کنیم که از ابتدای سال 1403 دفاتر فیزیکی حذف شده‌اند و جای خود را به دفاتر الکترونیکی داده‌اند. بنابراین دیگر نیازی به تهیه دفاتر فیزیکی نیست و برای پلمپ دفاتر باید از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها اقدام کرد و تمامی مراحل پلمپ دفاتر از این طریق انجام می‌شود.

مدارک اخذ پلمپ دفاتر

همیشه سؤال بسیاری از مدیران و کارآفرینان این است که برای پلمپ دفاتر چه مدارکی لازم است؟ و تهیه و تنظیم پلمپ دفاتر بر عهده‌ی چه کسی خواهد بود؟ در بسیاری از موارد مدیر مالی یا حسابدار شرکت باید نسبت به اخذ و تکمیل پلمپ دفاتر اقدام کند و این بخشی از وظایف این شخص است. مدیر یا مؤسس شرکت نیز وظیفه دارد که این مدارک را در زمان مقرر به اداره‌ی مربوطه تحویل بدهند.

برای پلمپ دفاتر نیاز به مدارک خاصی دارید که باید در اسرع وقت نسبت به تهیه‌ آن‌ها اقدام کنید. برای اخذ پلمپ دفاتر باید مدارکی مانند کارت ملی و شناسنامه‌ی شخص متقاضی یا مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره را در دست داشته باشید. همچنین نیاز به مدارک خاص دیگری مانند کپی پروانه کسب یا مجوز فعالیت، کپی آگهی تأسیس شرکت و تغییرات شرکت خواهید داشت.

ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر

برای ثبت پلمپ دفاتر باید به سامانه اداره «ثبت شرکت‌ها» قسمت «پلمپ دفاتر تجاری» مراجعه کنید و دفاتر پملپ شده را براساس شخص حقیقی یا حقوقی به ثبت برسانید. برای ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر، باید مراحل خاصی را طی کنید و پس از ثبت اطلاعات خواسته شده در سامانه‌های مربوطه، تایید نهایی را از اداره‌ی پست استان یا شهرستان خودتان بگیرید.

یکی از مهم‌ترین مواردی که هنگام ثبت اظهارنامه پلمپ دفاتر باید آن را حتماً رعایت کنید، این است که شروع سال و ماه مالی شرکت شما باید کاملاً مشخص باشد و این اطلاعات باید در سامانه‌ی اداره ثبت شرکت‌ها حتماً وارد شود. بنابراین باید تمامی اطلاعات را در قدم اول به صورت اینترنتی به ثبت برسانید و کد پیگیری لازم را داشته باشید تا بتوانید مدارک خود را به اداره‌ی ثبت شرکت‌ها ارسال کنید.

اگر مدارک شما کامل باشد و کارشناسان این اداره پس از بررسی مدارک‌تان آن‌ها را تایید کنند، آن‌وقت می‌توانید هزینه‌های پلمپ دفاتر که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت را به صورت اینترنتی پرداخت کنید. به این نکته دقت داشته باشید که عدم ارائه دفاتر جریمه‌ای معادل ۲۰ درصد مالیات و همچنین رد دفاتر جریمه‌ای معادل ۱۰ درصد مالیات خواهد داشت.

همچنین اگر به موقع نسبت به ثبت دفاتر اقدام نکنید اداره مالیات می‌تواند دفاتر شرکت را توقیف کرده و پرونده‌ی مالیاتی را تا زمانی که نسبت به پملپ دفاتر اقدام نکرده‌اید، مسکوت بگذارد. بنابراین بهتر است که از همان ابتدای فعالیت شرکت نسبت به اخذ پلمپ دفاتر اقدام کنید.

هزینه پلمپ دفاتر

هزینه پلمپ دفاتر را با توجه به تغییر هزینه‌ها نمی‌توان به صورت ثابت مشخص کرد و ممکن است این هزینه با توجه به منطقه و شهرهای مختلف متفاوت باشد. بد نیست که برای پلمپ دفاتر هزینه‌ی تهیه این دفاتر و ارسال مدارک را در نظر بگیرید. همچنین اگر قصد دارید که پلمپ دفاتر شرکت خود را به وکیل یا کارشناسان مؤسسه حقوقی بسپارید، باید هزینه‌های این امر را نیز در نظر بگیرید.

مؤسسات مختلفی در زمینه خدمات ثبت شرکت فعالیت می‌کنند که یکی از اقدامات آنها پلمپ دفاتر قانونی است. بنابراین برای آنکه این کار را بهتر، سریع‌تر و با رعایت تمامی نکات حقوقی انجام دهید و از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری کنید می‌توانید این کار را به این مؤسسات بسپارید.

چرا باید نسبت به پلمپ دفاتر اقدام کنیم؟

همان‌طور که حتماً با مطالعه‌ی این مطلب متوجه شدید، پلمپ دفاتر یکی از الزامات قانونی است که شرکت‌ها یا مؤسسات برای داشتن وضعیت مالی مشخص و همچنین مشخص کردن درآمد و هزینه‌های شرکت به طور کامل باید نسبت به اخذ و پلمپ آن اقدام کنند. پلمپ دفاتر امور مالی شرکت را مشخص خواهد کرد چون این دفاتر گزارشی دقیق و صحیح از وضعیت و عملکرد مالی شرکت ارائه می‌دهند.

با ارائه‌ی پلمپ دفاتر، امکان محاسبه‌ی دقیق درآمد و مالیات شرکت را خواهید داشت و با کمک این سند قانونی می‌توانید از وقوع تخلفات و جرائم مالی شرکت جلوگیری کنید. پیگیری پلمپ دفاتر وضعیت گردش مالی شرکت شما را کاملاً مشخص خواهد کرد و اعتبار بیشتری به شرکت شما می‌بخشد.