مذاکره یکی از حیاتی‌ترین مهارت‌هایی است که در زندگی شخصی و حرفه‌ای به آن نیاز داریم. از خرید خانه تا مذاکره در محیط کار، همه ما به نحوی با مذاکره سر و کار داریم. در این مقاله به بررسی شش مهارت اساسی که برای موفقیت در مذاکره لازم است، می‌پردازیم. با ما همراه باشید تا یاد بگیرید چگونه می‌توانید با استفاده از این مهارت‌ها به توافقاتی رضایت‌بخش دست پیدا کنید.

۱. ایجاد رابطه (Rapport-Building)

اولین قدم در هر مذاکره‌ای، ایجاد یک رابطه انسانی با طرف مقابل است. وقتی بتوانید ارتباطی دوستانه و صمیمانه برقرار کنید، طرف مقابل کمتر شما را به عنوان دشمن می‌بیند و تمایل بیشتری به همکاری خواهد داشت. برای این کار می‌توانید از راه‌های زیر استفاده کنید:

• قبل از شروع مذاکره چند دقیقه‌ای درباره موضوعات غیرکاری صحبت کنید. این کار کمک می‌کند تا یخ بین شما و طرف مقابل شکسته شود.
• در همان سمت میز بنشینید تا حس همدلی بیشتری ایجاد شود. این کار باعث می‌شود احساس کنید در یک تیم هستید.
• نوشیدنی یا خوراکی به همراه داشته باشید. یک فنجان قهوه یا یک بشقاب میوه می‌تواند فضایی دوستانه‌تر ایجاد کند.
• لبخند بزنید و تماس چشمی برقرار کنید. این کارها نشان‌دهنده علاقه شما به برقراری ارتباط انسانی است.

۲. شنیدن فعال (Active Listening)

یکی از مهم‌ترین اصول در مذاکره، شنیدن فعال است. یعنی به جای تسلط بر گفتگو، به دقت به حرف‌های طرف مقابل گوش دهید و نشان دهید که به نظرات او اهمیت می‌دهید. این کار باعث می‌شود طرف مقابل احساس کند که شما به او احترام می‌گذارید و این باعث افزایش احتمال رسیدن به توافق می‌شود. به یاد داشته باشید:

• بیشتر از آنچه صحبت می‌کنید، گوش دهید. این کار باعث می‌شود که از نیازها و خواسته‌های طرف مقابل بهتر آگاه شوید.
• قبل از پاسخ دادن، کمی مکث کنید. این مکث کوتاه نشان‌دهنده توجه شما به سخنان طرف مقابل است.
• نکات مهمی که طرف مقابل مطرح می‌کند را یادداشت کنید. این کار نشان می‌دهد که به حرف‌های او اهمیت می‌دهید.
• بازخورد بدهید. به عنوان مثال، بگویید: “اگر درست فهمیده باشم، شما می‌گویید که…” و سپس نکته‌ای را که شنیده‌اید بازگو کنید.

۳. آینه‌کردن (Mirroring)

یکی دیگر از روش‌های موثر در مذاکره، آینه‌کردن رفتارها و گفتارهای طرف مقابل است. این کار باعث می‌شود طرف مقابل احساس راحتی و اعتماد بیشتری نسبت به شما پیدا کند. برای این منظور:

• به کلمات و جملاتی که طرف مقابل به کار می‌برد، دقت کنید و از آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر او از یک اصطلاح خاص استفاده می‌کند، شما هم همان اصطلاح را به کار ببرید.
• حرکات و ژست‌های او را به طور طبیعی تقلید کنید. به عنوان مثال، اگر او دست‌هایش را روی میز قرار می‌دهد، شما هم به همین شکل عمل کنید.
• سرعت و تن صدای طرف مقابل را مطابقت دهید. اگر او با صدای آرام صحبت می‌کند، شما هم سعی کنید با صدای آرام پاسخ دهید.
• از زبان بدنی مشابه استفاده کنید. اگر او به جلو خم شده است، شما هم به جلو خم شوید تا احساس نزدیکی بیشتری ایجاد شود.

۴. عینیت احساسی (Emotional Objectivity)

در هنگام مذاکره، حفظ عینیت و کنترل احساسات بسیار مهم است. اگر احساسات خود را نشان دهید، ممکن است نقاط ضعف شما برملا شود و این می‌تواند به ضرر شما تمام شود. برای این کار:

• در صورت احساس اضطراب یا خشم، یک مکث کوتاه داشته باشید و نفسی عمیق بکشید. این کار به شما کمک می‌کند تا آرامش خود را حفظ کنید.
• در صورت لزوم، یک وقفه کوتاه برای استراحت درخواست کنید. این وقفه می‌تواند به شما زمان بدهد تا دوباره تمرکز کنید.
• قبل از پاسخ دادن، سه ثانیه مکث کنید. این مکث کوتاه به شما زمان می‌دهد تا فکر کنید و واکنشی مناسب نشان دهید.
• به یاد داشته باشید که هدف اصلی شما رسیدن به توافق است، نه پیروزی در بحث. این دیدگاه به شما کمک می‌کند تا آرامش خود را حفظ کنید.

۵. توانایی ترک مذاکره (Ability to Walk Away)

همیشه این نکته را در ذهن داشته باشید که توافق نکردن بهتر از توافق بد است. باید به خوبی بدانید که حداقل پذیرش شما چیست و اگر طرف مقابل نتواند آن را تامین کند، آماده باشید که مذاکره را ترک کنید. برای این منظور:

• حداقل میزان قابل قبول خود را قبل از مذاکره روی کاغذ بنویسید. این کار به شما کمک می‌کند تا در طول مذاکره به وضوح بدانید چه چیزی را قبول می‌کنید و چه چیزی را نه.
• در صورت نیاز، جمله‌ای مثل “متاسفانه، نمی‌توانم با این شرایط موافقت کنم” را تمرین کنید. این جمله به شما کمک می‌کند تا در صورت لزوم مذاکره را ترک کنید بدون اینکه احساس گناه کنید.
• به خودتان یادآوری کنید که همیشه گزینه‌های دیگری وجود دارد. این دیدگاه به شما اعتماد به نفس بیشتری می‌دهد.
• از دیگران مشاوره بگیرید. اگر مطمئن نیستید که باید مذاکره را ترک کنید یا نه، با کسی که به او اعتماد دارید مشورت کنید.

۶. خلاقیت (Creativity)

برای دستیابی به توافقی که برای هر دو طرف سودمند باشد، نیاز به خلاقیت دارید. سعی کنید خارج از چارچوب فکر کنید و راه‌حل‌های جدید و غیرمعمول ارائه دهید. برای این منظور:

• از طرف مقابل بپرسید که چه چیزهایی برای او اهمیت دارد. این سوال می‌تواند به شما کمک کند تا نیازها و خواسته‌های واقعی او را بشناسید.
• پیشنهادهایی مانند تمدید پشتیبانی، دسترسی زودهنگام به ویژگی‌ها و خدمات ویژه را بررسی کنید. این نوع پیشنهادات می‌تواند به شما کمک کند تا به توافقی برسید که برای هر دو طرف رضایت‌بخش باشد.
• از تجربیات گذشته خود استفاده کنید. اگر در گذشته با موقعیت مشابهی مواجه شده‌اید، به یاد بیاورید که چگونه آن را حل کرده‌اید.
• از دیگران ایده بگیرید. مشاوره با همکاران یا دوستان می‌تواند به شما ایده‌های جدیدی بدهد که به تنهایی به آنها فکر نکرده‌اید.

۷. تعیین هدف‌های واضح (Setting Clear Goals)

داشتن هدف‌های مشخص و واضح در مذاکره بسیار مهم است. باید بدانید که چه می‌خواهید و چرا آن را می‌خواهید. این کار به شما کمک می‌کند تا در طول مذاکره تمرکز خود را حفظ کنید و از مسیر اصلی منحرف نشوید. برای تعیین هدف‌های واضح:

• قبل از شروع مذاکره، لیستی از اهداف خود تهیه کنید. این لیست به شما کمک می‌کند تا همیشه به یاد داشته باشید که چه چیزهایی برای شما اهمیت دارد.
• اهداف خود را به صورت شفاف و مشخص بیان کنید. به عنوان مثال، به جای گفتن “من می‌خواهم پول بیشتری دریافت کنم”، بگویید “من می‌خواهم حقوقم 10 درصد افزایش یابد”.
• اهداف خود را با اهداف طرف مقابل مقایسه کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید که چگونه می‌توانید به توافقی برسید که برای هر دو طرف سودمند باشد.
• اهداف خود را به صورت اولویت‌بندی شده بیان کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا در صورت لزوم بتوانید از برخی اهداف کمتر مهم صرف نظر کنید.

۸. مدیریت زمان (Time Management)

زمان در مذاکره نقش بسیار مهمی دارد. مدیریت صحیح زمان می‌تواند به شما کمک کند تا به بهترین نتایج برسید. برای مدیریت بهتر زمان در مذاکره:

• قبل از شروع مذاکره، زمان محدودی برای هر بخش تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا مذاکره را به صورت سازمان‌یافته پیش ببرید.
• از هدر دادن زمان جلوگیری کنید. به عنوان مثال، اگر بحثی به نتیجه نمی‌رسد، بهتر است به موضوع دیگری بپردازید و بعداً به آن بازگردید.
• زمان‌های استراحت کوتاه داشته باشید. این استراحت‌ها به شما کمک می‌کند تا دوباره تمرکز کنید و انرژی خود را بازیابی کنید.
• در صورت لزوم، مذاکره را به جلسات بعدی موکول کنید. این کار به شما زمان می‌دهد تا درباره نکات مطرح شده بیشتر فکر کنید و راه‌حل‌های بهتری پیدا کنید.

۹. شناخت فرهنگ‌ها (Cultural Awareness)

شناخت و احترام به تفاوت‌های فرهنگی در مذاکره‌های بین‌المللی بسیار مهم است. هر فرهنگ دارای نکات و روش‌های خاص خود در مذاکره است که باید به آنها توجه شود. برای موفقیت در مذاکره‌های بین‌المللی:

• پیش از مذاکره، درباره فرهنگ طرف مقابل تحقیق کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بهتر بفهمید که چگونه باید رفتار کنید.
• از اشتباهات فرهنگی جلوگیری کنید. به عنوان مثال، در برخی فرهنگ‌ها، تماس چشمی بیش از حد ممکن است به عنوان بی‌احترامی تلقی شود.
• به زبان بدنی توجه کنید. حرکات و ژست‌ها در فرهنگ‌های مختلف معانی متفاوتی دارند.
• اگر با زبان طرف مقابل آشنا نیستید، از مترجم حرفه‌ای استفاده کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا از سوء تفاهم‌ها جلوگیری کنید.

۱۰. تحلیل قدرت (Power Analysis)

شناخت قدرت‌های موجود در مذاکره و استفاده صحیح از آنها می‌تواند به شما کمک کند تا به نتایج بهتری برسید. برای تحلیل بهتر قدرت در مذاکره:

• منابع قدرت خود را بشناسید. به عنوان مثال، اطلاعات، تجربه و شبکه‌های ارتباطی شما می‌توانند منابع قدرت باشند.
• منابع قدرت طرف مقابل را تحلیل کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بفهمید که چگونه باید رفتار کنید.
• به تعادل قدرت توجه کنید. در صورت نیاز، سعی کنید از منابع قدرت خود به نفع خود استفاده کنید.
• در صورت عدم تعادل قدرت، به دنبال راه‌حل‌هایی برای ایجاد تعادل باشید. به عنوان مثال، می‌توانید از یک مشاور مستقل کمک بگیرید.

با تسلط بر این ده مهارت، می‌توانید در مذاکرات خود موفق‌تر عمل کنید و به توافقاتی برسید که برای هر دو طرف رضایت‌بخش باشد. مذاکره یک هنر است و با تمرین و به کارگیری این مهارت‌ها، می‌توانید این هنر را به خوبی در خود پرورش دهید. به یاد داشته باشید که هر مذاکره‌ای یک فرصت برای یادگیری و رشد است، پس از هر تجربه به عنوان یک فرصت برای بهبود استفاده کنید.